Brugervenlighed

Mange oplægsholdere behandler fejlagtigt deres præsentation som et kinder-æg – en 3-i-1-løsning. Det er ikke optimalt. Problemet er, at oplægsholderne lader 3 mediet indgå i 1 – både et manuskript, et slideshow og en handout. Det er sjældent i publikums interesse.

Præsentationen er fundamentet

For over 20 år siden slog præsentationsprogrammet PowerPoint igennem. Indtil da måtte oplægsholdere støtte sig til andre rekvisitter som overhead, lysbilleder, tavler osv. PowerPoint skruede i allerhøjste grad op for effektiviteten. Det er hurtigt at producere slides, og man kan lave masser af dem med både tekst, billeder og ”spændende” effekter og animationer.

Idéen med præsentationssoftware er fantastisk. Problemet er, at oplægsholderen i mange tilfælde lader PowerPoint ”overtage” præsentationen. Det er ikke meningen! Fundamentet for en præsentation bør være, at oplægsholderen har noget på hjerte, som han ønsker at formidle. Da vi er meget visuelt orienteret, kan en PowerPoint-præsentation være et fantastisk supplement til præsentationen, men det er afgørende, at oplægsholderen sørger for, at dét, der vises på de enkelte slides, blot understøtter, hvad oplægsholderen formidler.

PowerPoint-præsentationen skal således ikke vise alt, hvad oplægsholderen siger, skrevet ud i hele sætninger. Så udvandes highlights og pointer. PowerPoint-præsentationen skal heller ikke være oplægsholderens manuskript med oceaner af bulletpoints, som minder oplægsholderen om, hvad han skal huske at sige. Det er ikke i publikums interesse.

PowerPoint-præsentationen skal ikke overtage oplægsholderens præsentation! Problemet med hele sætninger er, at hvis de bliver læst, så forstyrrer oplægsholderen læsningen med sin tale, og hvis de ikke bliver læst, og så sidder publikum tilbage med en oplevelse af, at de måske er gået glip af noget, som stod i teksten. Under alle omstændigheder er de lange sætninger forstyrrende for præsentationen, og de bliver sjældent husket. Hertil bør nævnes, at hele sætninger, og direkte oplæsning fra slides, er de to ting, som publikum finder mest irriterende ved præsentationer.

De enkelte slides skal altså understøtte, hvad oplægsholderen præsenterer, og det kan gøres effektivt med billeder og enkelte ord.

Manuskriptet er ikke til publikum

PowerPoint-præsentationen er primært et redskab, der skal bidrage til modtagelsen af budskabet hos publikum. Sekundært kan det hjælpe oplægsholderen med at huske på, hvad han skal sige, men det ikke være omvendt! PowerPoint-præsentationen må ikke være oplægsholderens manuskript. Det er en fejl, som mange oplægsholdere begår. De har fokus på, hvordan de afsender budskabet fremfor, hvordan budskabet modtages af publikum.

Hvis oplægsholderen har brug for et manuskript, må han udarbejde et separat dokument til formålet. Dokumentet kan udarbejdes på papir, på en tablet eller en mobiltelefon – men det skal ikke ud til publikum. Manuskriptet kan indeholde stikord eller den fulde tale. Fordelen var at skrive talen helt ud er, at man sikrer at komme omkring alle pointer. Til gengæld risikerer man, at præsentationen virker monoton og kedelig. Min erfaring er, at stikord fungerer bedst, fordi de i højere grad sikrer, at præsentationen er levende, men man risikerer samtidig, at man glemmer en pointe eller pludselig går i stå.

Hvis man har brug for et manuskript, skal det udarbejdet i et separat dokument, som ikke vises frem til publikum.

Præsentationen skal opleves

Det er helt normalt, at publikum ønsker at få PowerPoint-præsentationen tilsendt efter præsentationen. Samtidig er der ofte personer, som ikke har kunne deltage i præsentationen men ligeledes ønsker at modtage budskabet. Forståeligt. De vil derfor også gerne have tilsendt PowerPoint-præsentationen, og jeg har sjældent oplevet oplægsholdere være nærige på dette punkt. Tværtimod. Jeg oplever ofte, at oplægsholderne designer deres slides, så de personer, der ikke kunne være tilstede, stadig modtager en tilnærmelsesvis fuld oplevelse. Det er betænksomt men ikke hensigtsmæssigt for det tilstedeværende publikum. For hvis den distribuerede PowerPoint-præsentation er så fyldestgørende, at den kan fungere uden oplægsholderen. Så er der ingen grund til at afholde en præsentation!

Derfor bør oplægsholderen udarbejde en handout, som forklarer budskabet – gerne understøtte med elementer af PowerPoint-præsentationen. Handout-dokumentet kan sagtens være udarbejdet i PowerPoint og tage udgangspunkt i den fil, der blev brugt til præsentation, hvor der så suppleres med forklarende tekst og andet understøttende materiale fx som noter. Min erfaring er imidlertid uden tvivl, at et handout-dokument – uanset hvor professionelt det er udarbejdet – aldrig kan stå i stedet for præsentationen. Som modtager mister man muligheden for interaktion, og man går glip af hele samlede sanselige oplevelse, der finder sted i rummet, hvor der præsenteres. Men det er det bedste alternativ.

Formålet med handout’en er således anderledes end præsentationen. Den skal fremstå som fyldestgørende information, men den er fuldstændig blottet for oplevelse. Hvor PowerPoint-præsentationen er et supplement til den stærke og levende præsentation. I sidste ende udvander man altså kraften i den stærke PowerPoint-præsentation ved at kombinere PowerPoint-præsentationen med et manuskript og en handout, og derfor er en PowerPoint-præsentation ikke en 3-i-1-løsning.

Nu er du sikkert nysgerrig på hvordan den gode præsentation så ser ud. Og heldigvis har UX mentor et kursus om netop dette emne. Læs mere her.